Kuidas kirjutada tõhusat ülesandeloendit

Mäletan, et proovisin oma esimest tundide kaupa graafikut, mis aitas mul asju kümneaastaselt korda saata. See polnud tegelikult minu asi. Pärast seda olen tunniplaanist pensionile jäänud, kuid toetun siiski igapäevaste ülesannete nimekirjale.

Ma käisin ülikoolis igal õhtul läbi samu liikumisi. Kirjutasin käsitsi välja oma järgmise päeva ülesannete nimekirja, järjestatud prioriteetide järgi. Iga ülesande kõrvale kirjutasin üles mitu tundi iga ülesanne peaks võtma.

See oli ja on siiani harjumus ning toimiva süsteemi leidmine on minu jaoks olnud võitlus. Olen katsetanud mitmesuguseid meetodeid, ostnud palju selleteemalisi raamatuid ja katsetanud: värvikoodiga kirjutamine, vannitoas Post-it märkmete meeldetuletused, rakendused, Päevakellad - teie nimetate seda, olen proovinud seda. Nii seiklesin, et välja selgitada kõige tõhusam viis mitte ainult oma igapäevaste ülesannete loendi kirjutamiseks, vaid ka selleks, et rohkem asju korda saata.

Ülesannete loendi lühiajalugu

Charles Schwab oli terasest suurärimees ja mees, kelle kinnisideeks oli toodang ja majanduslik efektiivsus. Ta oli üks esimesi ameeriklasi, kes tutvustas oma tehastes ajasäästlikku töövoo protsessi, mida nimetatakse Taylorismiks. 1900. aastate alguses saatis Schwab memo, milles öeldi, et ta premeerib kenasti inimest, kes suudaks oma töötajate tööviljakust parandada.
Avalike suhete isa Ivy Lee kohtus Schwabiga ja soovitas järgmist:

Iga töötaja peaks iga päev üles kirjutama kuus ülesannet, järjestama need prioriteedist kõige madalamale ja asuma kohe esimese ülesande kallale. Nad peaksid jätkama oma nimekirjade langetamist, lõpetamata ülesanded lihtsalt järgmise päeva loendisse. Pärast 90-päevast nimekirja koostamist ja jälgimist märkas Schwab, et tootlikkus on dramaatiliselt paranenud.

Ülesannete nimekirjast on tänapäeva elus saanud igapäevane vajadus, kuid see pole just tööriist, mis muudab teid produktiivsemaks.

Mingil hetkel olete tõenäoliselt koostanud ülesannete loendi, milles on 10 või enam ülesannet, mis tuleb lühikese aja jooksul täita. Tööle asudes jätab ainuüksi suur ülesannete tohutu halvatuse, raske kohusetunne ja närviline tunne vaimusilmas. Psühholoogid nimetavad seda närivaks tunnetamiseks Zeigarniku efekti, mis on psühholoogia valdkonnas vana nähtus. Meie meel jääb fikseerimata lõpetamata ülesandeks, mis põhjustab meie vaimse ja füüsilise tervise kannatamist.Pärast lõpetamist vabaneme selle ülesande koormusest.

Kõigi meie ülesannete täitmise psühholoogiline kiirustamine on seisund, mida meie vaim armastab. Miks me siis need hiiglaslikud nimekirjad üldse koostame?

Dr Tim Pychyl on viivituste uurimise ekspert. Ta väidab, et tunnete kohe saavutustunnet, lihtsalt kirjutades üles kõik ülesanded, mida soovite täita, ilma et ühtegi neist täidaks. Teie aju simuleerib edu, mida soovite tunda.

Paljude mittespetsiifiliste ülesannete kirjutamine ülesandeloendisse toimib selliste fantaasiate täiusliku esindajana. See võimaldab teil fantaseerida raskete ülesannete edukast täitmisest ja annab teile loa selle mõttega vaimselt tegeleda. See on kohene rahulolu, kuid te pole tegelikult midagi saavutanud.

Päeva alustamine prioriteetsete ülesannete loendiga võib samuti õõnestada teie võimet päeva jooksul produktiivseid otsuseid langetada. Ego ammendumine viitab otsuste langetamise "punktide" suurusele. Punktide ärakasutamisel halveneb meie võime teha arukaid otsuseid.

Üle 100 eksperimendi kinnitab, et päeva alguses suuremat enesekontrolli rakendades väheneb päeva möödudes motivatsioon ja tähelepanu. Seetõttu kipuvad inimesed pärast pingelisi ja kurnavaid päevi oma dieeti petma. Kui kulutate iga hommiku hommikusöögiks otsustamiseks või valite, mida peaksite kandma, raiskate piiratud enesekontrolli ressursse ebaoluliste ülesannete täitmiseks. See on üks põhjus, miks Apple'i legendaarne tegevjuht Steve Jobs oli tuntud selle poolest, et kandis iga päev sama riietust.

Efektiivse ülesandeloendi kirjutamine

Ebamääraste ühesõnaliste ülesannete kirjutamine ülesandeloendisse takistab teil ülesannet kiiremini teha. Peate oma ülesannete üle konkreetselt mõtlema. Ehkki ülesande üles kirjutamine mittespetsiifiliste terminite abil võib praeguseks teie aega kokku hoida, kahjustab see teie edusamme ega pikas perspektiivis aega.

Nii kirjutate ülesandeloendi:

1. Ülesande täitmise kiirustamiseks on vaja vaid lühemat loendit. Pange oma igapäevaste ülesannete loendisse kirja mitte rohkem kui kolm ülesannet. Teil võib olla teine ​​käimasolev loend, mis jälgib gaasijuhtme ülesandeid. Pange need tähtsuse järgi tähtsuse järjekorda. Küsi endalt: "Milline ülesanne paneb mind end kõige paremini tundma?" See on ülesanne nr 1. Pärast kolme ülesande loetlemist pange kõik ületäitumisülesanded eraldi paberile, mida saate hõlpsalt ära rebida. Hoidke seda silma alt väljas.
2. Kasutage väikseid Post-it märkmeid või joondatud registrikaarte. Väike paberitükk takistab füüsiliselt pika ülesandeloendi kirjutamist.
3. Ülesannete nimekirja guru David Allen soovitab oma ülesande tegevusena üles kirjutada. See takistab teil loendi koostamisel mittespetsiifilisi termineid kasutamast. Näiteks proovige „leida kolijad“ asemel „helistage emale ja paluge tal liikurit soovitada.“ Või „alustage ja lõpetage Timile uurimistöö“ proovige „Otsige ajakirjaartiklitest termineid: XYZ.“ Üks võimalus selle kontrollimiseks on iga kord, kui kirjutate üles uue ülesande, küsige endalt: "Mis on samm nr 1 selle ülesande täitmiseks?" Samm nr 1 muutub teie uueks ülesandeks.
4. Vaadake korraga ühte ülesannet. Kui kolm ülesannet päevas on liiga palju, saate oma tootlikkust suurendada, vaadates loendit üks ülesanne korraga. Proovige nüüd seda teha. Või kui olete vana kool, kirjutage Post-it märkmesse üks ülesanne ja laduge need nii, et eelnevad ülesanded oleksid peidetud.

Ivy Lee'l polnud see päris õige; kuus ülesannet oli ühe päeva jaoks liiga palju. Kuid selgelt oli tal pea õiges kohas - ta jätkas regulaarselt õlgade hõõrumist ja Rockefellerite nõu pidamist. Hiljem ehitas Charles Schwab Betlehemi terase suuruselt teiseks sõltumatuks terasetootmisettevõtteks.