6 sammu oma aja paremaks haldamiseks: intervjuu Russell Bishopiga
Täna on mul hea meel küsitleda Russell Bishopi, kes on praegu Huffington Posti vanemtoimetaja ning konsultatsiooni- ja juhendamisettevõtte Bishop & Bishop asutaja. Russell on arvukate valikute ja teadlikkuse jõudu käsitlevate artiklite autor ning tal on väljatöötamisel kaks raamatut. Isikliku ja organisatsiooni ümberkujundamise ekspert Russell on juhendanud juhtgruppe, ettevõtjaid ja tegevjuhte 34 riigis üle maailma. Ta on pidanud loenguid UCLA, Texase Ülikooli ja Washingtoni Ülikooli juhtivate MBA programmide jaoks. Russell omandas California ülikoolis magistrikraadi hariduspsühholoogias ja elab praegu Californias Santa Barbaras.
Mul on hea meel, et mu abikaasa Eric ei kuulnud meie vestlust pealt, sest Eric on juba mitu kuud minu järel käinud, et minu e-kirju sorteerida ja need, mida ma ei vaja, kustutanud. Ühel hetkel küsis Russell minult, kui palju kirju mul e-posti postkastis on. Ma ei leidnud numbrit. Lõpuks hakkasin lihtsalt oma viie konto kõik e-kirjad kokku lisama ja ütlesin talle, et see arv on umbes 70 000.
Ta naeris kõva häälega.
"Mida?" Ma ütlesin: "Kas seda on palju?"
Igal juhul on mul hädasti vaja mõnda ajaplaneerimist ja organisatsioonilist juhendamist ning mulle on alati meeldinud Russelli postitused ajalehes The Huffington Post. Nii et siin on jagada mõningaid tema organisatsioonilisi näpunäiteid!
Therese: Teie postituses "Kas multitegumtöötlus on teie jaoks hea?" selgitate erinevust mitme ülesande ja mitme eesmärgi vahel. Esimene neist viib pooleldi ülesannete täitmiseni, mida ei soovitata. Kuidas väldime pooleldi ülesandeid?
Russell: Ma arvan, et esimene asi, mida peame tegema, on keskenduda oma tegevuse eesmärgile ja väärtusele. Enamik inimesi häirib see, mis nende ees on. Nad saavad e-kirja, nii et nad loevad seda. Siis sirutuvad nad millegi järele ja leiavad märkme, mille unustasid järgida jne. Nad näevad seda, mis on otse nende ees. Ja nad teevad seda, ilma palju mõtlemata.
Therese: Nii et te tahate öelda, et peame kasutama nelja kvadrandiga ajajuhtimise süsteemi, mida Stephen Covey esitab oma raamatus “Väga edukate inimeste seitse harjumust” kiireloomuliste ja oluliste eristamiseks?
Russell: Täpselt. See on klassikaline valem - kiireloomuline versus oluline -, mis aitab inimesel millelegi asjakohast tähelepanu pöörata - hinnata selle väärtust - nii, et kiireloomulised asjad ei muutuks kiireloomuliseks. Kuna peamine haare, mida ma oma klientidelt kuulen, on see, et nad võitlevad pidevalt tulekahjudega. Ma ütlen neile: "Ärge olge ettevõtte süütaja."
Therese: Kõlab hästi, aga kuidas sa seda teed?
Russell: Tegutsedes veidi rohkem nagu tuletõrje. Kas need tüübid saavad endale lubada rehvi purunemist või veoki mehaanilisi probleeme? Ei. Elud sõltuvad sellest, kas nad ilmuvad ilma probleemideta. Nii et nad võtavad ette valmistamiseks kõik vajalikud ettevaatusabinõud. Nad saavad veoki hooldatud. Nad läbivad vastava koolituse.
Therese: Olen teiega, aga kuidas see tähendab aja haldamist paremini?
Russell: Ma arvan, et selleks, et mitte isiklikus ja tööelus tulekahjusid kustutada, peate 1. hankima plaani, 2. kaasama ja 3. tegema. Määrate igale ülesandele väärtuse ja otsustate, kuidas seda täita, et tegemata jäänud ei põleks ja tekitaks tohutut probleemi.
Therese: Okei, nii et kui saate e-kirja või keegi palub teil midagi teha, siis kuidas te seda tuletõrjeplaani ellu viite?
Russell: Mul on rida kuuest küsimusest, mille esitan endale teabe töötlemiseks.
1. Mis see on? Kas see on tükk teavet? Kas ma pean midagi tegema?
2. Milliseid toiminguid on vaja teha? Kui kaua see aega võtab? Kui see on vähem kui kaks minutit, kas ma saan seda lihtsalt teha nüüd?
3. (Kui see nõuab rohkem aega kui kaks minutit) Mis väärtus ilmub, kui ma seda teen? Milline on mõju?
4. Kas seda tasub teha? Millised on tagajärjed, kui ma seda teen või kui ma seda ei tee?
5. Kas see on minu kohustus või on see kellegi teise ees? Kes vastutab selle haldamise eest?
6. Kas sellel on tähtaeg? Kas seda tuleb teha teatud kuupäeval? Ja kui see pole minu kohustus, kas ma pean jätkama?
Therese: Mis sa ütleksid, et see on suurim viga, mida oma aja haldamisel teeme?
Russell: Ma arvan, et peame alati veenduma, et see, mida me teeme, on seotud sisuka eesmärgiga ja seeläbi omistame igale ülesandele isikliku puutumatuse.
